Hlavní aspekty formální interpersonální komunikace, její standardy a oblasti aplikace. Specifické odrůdy a pravidla, která omezují tento typ interakce. Formální interpersonální komunikace je druh interakce mezi lidmi, který je ve společnosti přijímán a používá se pro cizince nebo známé, jejichž konverzace se neprohlubuje na emocionální úroveň a má čistě informační charakter. Omezeno pravidly chování a etikety, které jsou obecně přijímány a závazné.
Popis formální mezilidské komunikace
Komunikace je nejdůležitějším typem interakce mezi jednotlivci, bez níž je velmi obtížné si představit existenci a osobní růst. Je nezbytný ve všech aspektech lidského života. V závislosti na tom, kde člověk komunikuje, lze rozlišit dva hlavní typy: formální a neformální. Hlavní rozdíl mezi prvním je v přítomnosti mnoha různých postojů, které člověka omezují v úsudcích a označují konkrétní rámec, který nelze překročit.
Další název pro formální komunikaci je podle rolí. To znamená, že se bere v úvahu konkrétní role ve společnosti, která upravuje vztah a etiku chování mezi dvěma lidmi. Každý jednotlivec má zvláštní otisk společnosti, kde osoba vyrostla, podmínek, ve kterých se v tuto chvíli nachází, a pravomocí, které jsou mu přiřazeny. Ve vztahu ke svému partnerovi plní nějakou roli a zaujímá pozici, která vyžaduje odpovídající postoj k sobě samému. Proto můžeme říci, že formální typ komunikace se provádí v rámci předepsaných rolí pro každého.
Osoba například pracuje na vysoké pozici a komunikuje se svým podřízeným jako šéf a požaduje, aby plnil své pracovní povinnosti. Zde je třeba s ním zacházet s respektem a bezesporu poslouchat jeho názor. Řekněme, že podřízený žije vedle této osoby a často se s ním setkává u plotu, diskutuje o sazenicích, počasí a dokonce i o volném čase. Druhá možnost bude omezena na neformální mezilidskou komunikaci, ze které budou odstraněny role šéfa a zaměstnance. Bez těchto masek jsou si v konverzaci naprosto rovni.
Proto lze tvrdit, že formální mezilidská komunikace reguluje obchodní vztahy, které jsou ovlivněny řadou byrokratických faktorů. Je velmi omezený a dodržuje řadu pravidel a předpisů a uznávaných standardů, které je třeba dodržovat.
Rozdíly od neformální komunikace
Komunikace je poměrně mnohostranný proces a v každém případě se liší od podobného, proto je třeba zdůraznit některé nuance. Představují hlavní rozdíly mezi těmito dvěma typy interakcí, které se ve společnosti nejčastěji používají. Zvažte vlastnosti formální komunikace:
- cílová … Každá formální konverzace, ať je jakákoli, má určitý účel, ke kterému je komunikace omezena. To znamená, že buď chtějí od člověka získat nějaké užitečné informace, nebo mu potřebují sdělit něco důležitého. V obou případech je konverzace omezena na tyto cíle a neměla by se přesouvat na jiné aspekty. Pokud formální konverzace nemá konkrétní účel, pro který je vedena, pak ji již nelze takto nazývat. Formální komunikace je nástroj, pomocí kterého plní své pracovní potřeby nebo řeší každodenní problémy. Pokud není konečný výsledek takové konverzace potřeba, ani nevznikne. Proto je účel nejdůležitějším atributem formální mezilidské komunikace.
- Obsah … Velkou roli hraje také to, o čem lidé mluví během formálního rozhovoru. Měl by to být jednoznačný rozhovor, který objasňuje některé pracovní body pro jednoho nebo dva partnery. V závislosti na konkrétním cíli by jeho obsah měl souviset s prací nebo těmi vztahy, ve kterých se lidé nacházejí. Diskuse by měla pokrývat konkrétní aspekty práce. Otázky jsou lakonické a odpovědi krátké a smysluplné. Není zde místo pro jasný humor nebo jiné znatelně rozjasňující okolnosti. Výjimečně suchý informační rozhovor, který by měl být co nejužitečnější pro jednoho nebo všechny partnery.
- Postavení … Nezbytně zohledněno ve formální mezilidské komunikaci. Osoba musí rozlišovat a chápat roli partnera a v závislosti na tom si vybudovat svůj postoj a vyrovnat svůj vlastní stav. Řídí se obecně uznávanými pravidly chování, etikou komunikace a pracovními vztahy. To znamená, že je povinné uctivé a zdvořilé zacházení, které neumožňuje člověku vyjádřit vlastní názor, ale slouží pouze jako maska pro získání potřebných informací nebo služeb.
- Citovost … Jedním z nejdůležitějších rozdílů mezi formálními a neformálními typy mezilidské komunikace je emocionální složka konverzace. Pro první je to zcela netypické. Vyjádření mimiky nebo pomocí slov vašeho subjektivního postoje k osobě nebo jinému faktoru je ve formální komunikaci naprosto nepřijatelné.
Odrůdy formální komunikace a jejich charakteristiky
Formální komunikace je poměrně monotónní a jen zřídka se zdůrazňuje konkrétní rozdíly v té či oné formě. Nejčastěji jsou klasifikovány podle rozsahu. V závislosti na tom, s kým člověk komunikuje a čeho chce konkrétního rozhovoru dosáhnout, lze rozlišit tři formy formální komunikace.
Hraní rolí
Jedná se vlastně o komunikaci, jejíž pravidla jsou dána podmínkami. V tomto konkrétním okamžiku člověk hraje svou roli a ve vztahu k němu se budují jeho interakce s ostatními.
Pokud je například žena kosmetička nebo poradkyně a v práci komunikuje s klientem, bude používat odborný jazyk, zůstane zdvořilá, zdvořilá, usměje se a bude dělat svoji práci. I když se jí partner příliš nelíbí, je nucena se usmívat a tvářit se přátelsky, protože je k tomu zavázána svou předvádějící rolí.
Komunikace založená na rolích je navržena tak, aby zůstala na obraně emočních reakcí tam, kde jsou vysoce nežádoucí. Správným sestavením šablony pro interakci s lidmi (například se zákazníky) navíc můžete dosáhnout dobrých profesionálních výsledků.
Srdečný a vstřícný přístup ovlivní návštěvnost salonu / obchodu / trhu a zlepší výkonnost marketingu. Můžeme tedy říci, že formální komunikace založená na rolích je jedinečný nástroj, který se v šikovných rukou promění v účinný prostředek k dosažení vašich vlastních cílů.
Podnikání
Tento typ formální komunikace spočívá v důsledné diskusi o skutečnostech, které se týkají společné příčiny. Používají se pouze suchá data, která musí být sdělena partnerovi. Účel obchodní komunikace je vždy stejný - materiální nebo profesní přínos, kterého je dosaženo interakcí s ostatními lidmi, kteří pracují ve stejné oblasti. Obchodní komunikace je často prezentována formou vyjednávání, kde jsou všechny otázky zájmu stran distribuovány lakonicky a bod po bodu. Ve skutečnosti s jejich pomocí probíhá podrobné informační seznámení. Data jsou přenášena z jedné osoby na druhou, přičemž jsou maximálně komprimována na hranici důležitosti a hodnoty každého návrhu. Člověk například pracuje pro velkou společnost a musí podřízené poučit o novém projektu. To znamená, že v obchodním jazyce vysvětlí vše, co je v takových případech poskytováno. Prezentace myšlenek je co nejvíce lakonická, srovnávání a komické odbočky nejsou typické.
Funkční
Používá se ke splnění jejich potřeb v rutinním životě a minimální interakci s lidmi. To znamená, že v každém jednotlivém případě má svou vlastní funkci. Jakmile je splněna, komunikace s touto osobou se zastaví.
Současně neexistují žádné konkrétní stavy, které by určovaly rovnost partnerů. Rovněž je vyloučena možnost předem naplánovaných budoucích setkání.
Nejmarkantnějším příkladem může být druhá konverzace ve výtahu „V jakém patře jsi?“nebo v autobuse „Pass, please, for the fare“. Přitom vůbec nezáleží na tom, kdo tato osoba je, ať už má vyšší nebo nižší status. Vždy zůstane jen kolemjdoucím.
Funkční formální komunikaci regulují pouze obecná pravidla etikety a chování s cizími lidmi. Udržují si odstup mezi partnery a přinášejí svůj podíl na zdvořilosti a zdvořilosti i v takovém druhém rozhovoru.
Základní pravidla formální komunikace
Jak bylo uvedeno výše, pravidla jsou základem formální komunikace. Standardně se předpokládá, že jsou s nimi všichni účastníci konverzace obeznámeni a dodržují je stejně.
Aby byly funkce trochu konkrétnější, existuje několik základních pravidel pro formální komunikaci:
- Vzdálenost … Mezi účastníky by měla být fyzická i psychická vzdálenost. To znamená, že se nemůžete dostat do duše, ptát se na osobní věci nebo jít na bližší úrovně komunikace. Konverzace by měla plynout jedním směrem a nepřekračovat vedoucí téma. Je třeba mít na paměti, že partnerovi nemusí být příjemné se během takového formálního rozhovoru otevírat, což vyvolá nežádoucí reakci nebo způsobí negativní dojmy. A to alespoň zkazí obraz.
- Pragmatický … Při formální konverzaci byste měli vždy pamatovat na její účel. Nemůžete se odchýlit od tématu ani se vyhýbat přímým odpovědím. Takový rozhovor je velmi informativní a podpůrný, proto by měl být co nejstručnější a pragmatický. Neměli byste záměrně prodlužovat konverzaci nebo projevovat roztržitost.
- Soustředit se … U formální interpersonální komunikace je konverzace jednobodová. To znamená, že konverzace se pohybuje určitým směrem a nedotýká se jiných témat. Povaha komunikace se přenáší z jeho cíle, a jakmile je dosaženo, potřeba pokračovat v konverzaci sama zmizí.
- Emoční blokáda … Formální interpersonální komunikace neovlivňuje úroveň pocitů. To znamená, že lidé se ani nepřibližují k hodnocení svých dojmů a analýze chování partnera. Navíc v rozhovoru není žádná emocionalita, pokud neberete v úvahu profesionální hrubý humor nebo sekundové náklady.
Jak přejít od formální k neformální komunikaci
Nejprve musíte zjistit a sami určit, proč to musíte udělat. V některých případech je formální komunikace navržena tak, aby chránila lidské emoce lidí v těch profesích, kteří jsou nuceni hodně komunikovat s ostatními. Toto je druh masky pro uchování vašeho vnitřního světa před cizími lidmi, kteří do něj mohou dokonce nedobrovolně vtrhnout. Ale v některých případech je takový přechod prostě nezbytný. K tomu je důležité sledovat několik aspektů:
- Vzájemnost … Na neformální komunikaci nelze přejít pouze z jedné strany. Jedná se nutně o vzájemný proces, který je provázen vzájemným souhlasem a účelovým chováním a jednáním. To znamená, že partnera musí o takový přechod také zajímat, nebo mu to alespoň nevadí.
- Postupnost … Přirozeně je nemožné, po dlouhodobé komunikaci na formální úrovni, v jednu krásnou chvíli přistoupit k člověku, plácnout po rameni a mluvit jako nejlepší přítel. To vyžaduje čas, nebo byste s takovým výsledkem neměli počítat. Měli byste začít postupnými malými otázkami, zdvořilými frázemi, které jsou napůl dobrými mravy a napůl skutečným zájmem o život toho druhého.
- Humor … Kupodivu, ale první na cestě k neformální komunikaci pomůže pozitivnímu přístupu a příležitosti se společně zasmát. Měli byste začít s malými pracovními momenty, které mnohým mohou připadat komické nebo vtipné. Pokud člověk naváže kontakt pomocí humoru, pak je nepochybně šance navázat neformální komunikaci.
- Přednost … Mnohým lidem se přechod na neformálnost nemusí líbit kvůli riziku ztráty obchodní hodnoty konverzací. To znamená, že pokud jste komunikovali s osobou po dlouhou dobu pouze z nutnosti, pak musíte začít tímto způsobem. Nejprve byste měli zjistit všechny pracovní momenty a cíle formální komunikace a poté přistoupit k „sblížení“.
Co je formální komunikace - podívejte se na video:
Formální i neformální komunikace má své vlastní oblasti použití. Úspěšně slouží jako nástroje pro interakci mezi lidmi různých kategorií a dělají svou práci dobře. Formální komunikace je navržena tak, aby řešila každodenní i pracovní chvíle s lidmi, které nechcete pustit do svého života, ale přesto s nimi musíte komunikovat. Představuje etiketu v akci a svědčí o úrovni vzdělání každého jednotlivce.
