Time management v moderní společnosti. Proč lidé nemají dostatek času a jak se naučit se vším držet krok. Základní pravidla pro efektivní správu dočasného zdroje. Time management je schopnost řídit množství času stráveného určitými aktivitami, moudře jej řídit, analyzovat efektivitu vaší práce a najít další zdroje, čímž se zvýší produktivita. Takové dovednosti dávají člověku příležitost nejen držet krok s plánovanými aktivitami, ale dělat to efektivně a bavit se. Věda, která studuje proces plánování a řízení vlastního nebo cizího časového zdroje, se nazývá time management.
Potřeba řízení času
Otázka řízení času na státní úrovni vyvstala a začala se v Rusku vážně studovat již ve 20. letech 20. století. Byly navrženy různé teorie a metody zvyšování efektivity činnosti, včetně organizování osobní efektivity každé jednotlivé osoby.
V 70. letech dvacátého století byla představena myšlenka, že osobní systém řízení času by měl být založen na efektivním myšlení jednotlivce, které je třeba rozvíjet. Teprve v roce 2007 se na jedné z moskevských univerzit objevilo oddělení řízení času. Čas na jedné straně není neomezeným zdrojem, a tak není divu, že nám ho často chybí. Ale na druhou stranu, pro všechny v daný den je množství času stejné. Proč tedy někteří za stejnou cenu dokážou udělat mnohem více než ostatní, a v důsledku toho získají vyšší výsledek? Nejde o počet hodin, ale o efektivitu jejich využití.
Mnoho lidí si mylně myslí, že time management je nezbytný pouze pro manažery v práci a lidi, kteří patologicky nic nedělají. Ve skutečnosti se každý musí naučit umění řídit svůj čas, aby byl úspěšný nejen v práci, ale i v životě. Úkolem time managementu není zahnat vás do nějakého rámce. Naopak vám plánování umožňuje tento rámec rozšířit, protože sami si nevšimnete, kolik času lze při správném strávení uvolnit. Abyste zvládli vědu o řízení času, někomu to bude trvat několik týdnů, někomu další měsíce. Vše závisí na několika faktorech:
- Síla vůle … Bez tohoto charakteru je v zásadě obtížné dosáhnout jakýchkoli výsledků. Pokud tedy něco nevyšlo napoprvé, není třeba to vzdávat. Musíte přijít na to, proč to nevyšlo, a udělat to znovu.
- Předchozí plánovací dovednosti … Pokud člověk ví, jak naplánovat některé ze svých akcí, například nakupování, rekreaci, pořádání akcí, měl by se seznámit se základními principy plánování. V tomto případě bude pro něj snazší naučit se hospodařit s časem, než pro někoho, kdo celý život žije improvizovaně. Pro druhou kategorii lidí však nic není nemožné, jen to může trvat trochu déle.
- Podpěra, podpora … Jak často člověk dělá něco pro společnost: začne nebo přestane kouřit, chodí do posilovny, navštěvuje jakékoli akce. Je velmi důležité mít podporu od blízkých. Pokud se tedy celý tým nebo celá rodina rozhodnou porozumět umění řízení času, pak bude výsledku dosaženo mnohem rychleji.
Při plánování času tabu
Než se naučíte řídit svůj čas, musíte analyzovat, co trvá 24 hodin. Po načrtnutí alespoň jednoho dne v hodinách a minutách můžete vidět, že většina vzácného zdroje je zbytečná.
Zvažme hlavní tabu v řízení času:
- Dlouhý spánek … Nemůžete nikam jít - potřebujete spát, abyste měli sílu efektivně strávit zbytek času. Zdravý spánek je 8 hodin. Ale spát před obědem je nerozumné řízení času.
- Telefonní konverzace … Telefon šetří i ztrácí čas. Na jedné straně lze informace přijímat nebo přenášet rychleji. Ale na druhou stranu prázdné řeči někdy zabírají většinu dne.
- Sledování televize a hraní her … Samozřejmě si musíte odpočinout a každý chápe význam tohoto slova po svém. Ale sledování další série nebo nové „střílečky“nebude schopno buď nabít novou silou, ani být užitečné.
- Špatné návyky … Lidé s nezdravými návyky, jako je kouření, věnují během dne hodně času kouření. Zdálo by se, že vypití šálku kávy nebo kouření je otázkou 2–3 minut, ale náš den se skládá z těchto minut.
Každý si ve své rutině, kde tráví čas, najde pár dalších bodů a pokusí se je ze svého života odstranit, nebo alespoň omezit. Čím dříve to člověk pochopí, tím dříve se naučí vážit si a trávit čas moudře.
Rada! Není třeba litovat času, který uplynul. Toto je úplně zbytečné cvičení, protože se nevrátí. Od této chvíle je lepší se poučit, že nedovolíme jeho zbytečné plýtvání.
Vlastnosti výuky řízení času
Existují různé techniky, které učí základy time managementu. Mnoho tematických informací o této problematice lze nalézt na internetu. Ale je lepší, když se s vámi o tajemství podělí profesionál. Zvýšená poptávka po studiu tohoto problému vytváří nabídku. A dnes se u nás tiskne literatura ve velkém a pořádají se různá školení o time managementu.
Školení je jednou z vyučovacích metod, která vám umožňuje získat potřebné znalosti, dovednosti a schopnosti přímým praktickým výcvikem. Jeho obrovskou výhodou je, že student nejen vnímá jakékoli uvedené informace, ale může získané znalosti okamžitě aplikovat v praxi. Existuje přímá komunikace s trenérem a se skupinou podobně smýšlejících lidí.
Navzdory skutečnosti, že základní principy řízení času jsou stejné, lze školení strukturovat různými způsoby. Každý trenér sám určuje, jak bude pro něj snazší zprostředkovat své zkušenosti vyškolenému publiku. Třídy řízení času nabízejí řadu pravidel nebo činností, které by se měly dodržovat, aby se pomohla rozvíjet schopnost řídit čas.
Musíte však pochopit, že samotná cesta na školení, i když ji provádí vysoce kvalifikovaný odborník, bez úsilí z její strany bude zbytečná. Plánování, dělení plánů na důležité a ne tak důležité, naléhavé a zpožděné - to vše budete muset udělat sami.
Další přístupnější způsob, jak získat informace o tom, jak řídit život a čas, je specializovaná literatura. Na toto téma bylo napsáno mnoho knih od zahraničních i domácích autorů. Mnoho z nich je vedoucími trenéry, takže se s materiálem můžete seznámit před účastí na příslušném školení. Výhodou knihy oproti školení je nižší cena, možnost přečíst si ji ve vhodnou dobu a znovu si ji přečíst, dělat si poznámky.
Populární knihy roku 2016, které vám řeknou, jak efektivně řídit čas, jsou:
- „Maximální koncentrace“. Napsala Lucy Joe Palladino;
- „Snadný způsob, jak přestat odkládat.“Napsal Neil Fiore;
- „Muse a zvíře“. Napsala Yana Frank;
- „Esencialismus“. Napsal Greg McKeon;
- „Jak dát věci do pořádku.“Napsal David Allen;
- Time Drive. Autor Gleb Arkhangelsky;
- "365 dní kreativního člověka."Deník “. Napsala Yana Frank;
- "Dobrý rok. Marketingový týdeník “. Zveřejnil Igor Mann;
- "Jak pracovat 4 hodiny týdně". Napsal Tim Ferris;
- „Umění držet krok“. Napsal Alan Lacaine.
Základní pravidla pro efektivní správu času
Pokud člověk udělal první krok, viděl problém nesprávného plánování svého času a chce jej vyřešit v blízké budoucnosti, pak je nutné pochopit některá tajemství time managementu. Následující pokyny vás provedou správným hospodařením s časem.
Odstranění „případů-parazitů“
Úkolem je analyzovat svůj den a naplánovat jej co nejpodrobněji. Je nutné sepsat nejen užitečné skutky, které byly dokončeny. To by také mělo zahrnovat relaxaci, komunikaci a další aktivity. Nyní musíte označit ty body, které by mohly ušetřit čas bez poškození. Jde o „případy parazitů“, které kradou vzácné minuty. Chcete -li vyloučit všechny zbytečné činnosti, musíte analyzovat více než jeden den, ale výsledek na sebe nenechá dlouho čekat. Trávení týdne na vašem seznamu úkolů vám může ušetřit mnohem více času v budoucnosti tím, že z vašeho plánu odstraní nepotřebné věci.
Naplánování plánu
Vyloučením „případů parazitů“ze svého plánu můžete začít racionálně plánovat čas. Úspěšní lidé si neustále plánují čas, čímž zvyšují produktivitu svých aktivit.
Plánování by nemělo probíhat ve vaší hlavě, ale na papíře. Nezáleží na tom, jestli je to deník vázaný v kůži nebo jednoduchý papír. Je nutné psát případy v pořadí podle jejich důležitosti. Pokud během dne vyvstane nový úkol, měl by být také zapsán do vašeho plánu s přihlédnutím k prioritě ve vztahu k dříve plánovanému. Dokončené případy by měly být ze seznamu odstraněny. Dodává sílu a stimuluje plodnou aktivitu.
Plánování by mělo být od více k méně. Od plánů na rok se plynule přesuňte k plánům na každý den. Pro každý úkol by měly být stanoveny konkrétní termíny.
Na školeních časového managementu trenéři často doporučují nakreslit strom jako ztělesnění hlavního velkého cíle. Větve, které z něj vycházejí, jsou malé úkoly, které je třeba vyřešit na cestě k jeho dosažení. Každá větev se může větvit mnohokrát, dokud nejsou úkoly rozděleny na malé, jasné a srozumitelné. Kreslení stromů při plánování na každý den samozřejmě není nutné, ale vizualizace vašeho plánu stojí za to. Ve správě času existuje pravidlo 10/90. Je formulován následovně: 10% času stráveného plánováním úkolu ušetří 90% času potřebného k jeho dokončení.
Budování vůle
Nestačí se naučit, jak si správně naplánovat čas. Je nutné postupovat podle nastíněného plánu. Často se ale stává, že ráno jste vstali s bolavou hlavou a nechtěli jste cvičit; přišel unavený z práce a nechodil na kurzy; váš oblíbený film je v televizi a vy jste si naplánovali schůzku. Organizace vašeho dne začíná organizováním sebe sama. Pokud je zpočátku obtížné obětovat sledování vašeho oblíbeného pořadu, můžete to sledovat tak, že v tuto chvíli dáte televizi do kuchyně a uvaříte večeři. Pokud se vám nechce dělat plánovaný běh ráno za mrholícího deště, můžete si vzít svůj hudební přehrávač s sebou a nálada se zvýší. Není třeba opouštět plánované případy, stojí za to hledat kompromis a plnit je s potěšením.
Stanovení priorit
Nejtěžší na umění řídit svůj čas je správně stanovit priority, zdůraznit hlavní cíl a ty vedlejší. To vám umožní správně uspořádat úkoly v seznamu.
Po identifikaci hlavních úkolů je nutné analyzovat, jaké důsledky nastanou, pokud budou dokončeny nebo nebudou dokončeny včas. Pokud správně zvýrazníte hlavní věc, pak uvidíte, že porušení termínů pro provedení hlavního úkolu bude mít vážné důsledky.
Nejdůležitější a nejtěžší věci je nejlepší udělat ráno. Během těchto hodin je mozek odpočinutý, vědomí je jasné, pozornost je maximálně soustředěna. Existují situace, kdy je na dokončení úkolu naplánováno méně času, než kolik je ve skutečnosti stráveno z důvodů, které člověk nemůže ovlivnit. Pokud tedy plánujete důležité věci na odpoledne, nemusí být provedeny včas, v důsledku čehož nastanou vážné důsledky.
Všechny případy lze podmíněně rozdělit do čtyř skupin: naléhavé a důležité; důležité, ale ne naléhavé; naléhavé, ale ne důležité; není naléhavé a není příliš důležité. Doporučuje se zapisovat si věci do diáře v následujícím pořadí:
- důležité a naléhavé;
- naléhavé, ale méně důležité;
- důležité, ale ne naléhavé;
- jiný.
Podle jednoho z pravidel řízení času (Paretovo pravidlo 20/80) může správné stanovení priorit ušetřit až 80% zdrojů. Je formulován následovně: 20% činností vynaložených na hlavní úkoly přináší 80% účinnosti; zase 80% činnosti vynaložené na provádění nevýznamných úkolů přinese pouze 20% výsledku. To opět naznačuje, že je nutné umět zvýraznit to důležité a nepotřebné zahodit.
Stanovení pracovních podmínek
Abyste rozvinuli schopnost řídit čas, musíte pro každý úkol stanovit jasné termíny. V opačném případě může být odloženo na neurčito. S konkrétním termínem pro splnění úkolu se člověk snaží být včas. Svědčí o tom zvýšená produktivita studentů den před zasedáním, tento příklad je často uveden během školení. Někdy je užitečné stanovit si takové termíny sami, abyste se co nejvíce soustředili na dokončení úkolu a zmobilizovali veškerý svůj potenciál. Nepřehánějte experimenty s termíny. To může vést k přetížení, ztrátě síly a dalším negativním důsledkům. Práce, která přijde, zase pomůže ušetřit nejen čas, ale i energii. Pokud se všechny drobné potíže, které vzniknou na cestě k hlavnímu cíli, vyřeší tak, jak přijdou, pak nemají čas proměnit se ve sněhovou kouli neřešitelných problémů. Pokud jsou všechny úkoly splněny, ale síla a čas vám umožňují vyrovnat se s dalším úkolem, není třeba jej odkládat. Po splnění úkolu dnes, naplánovaném na zítra, si člověk bude jistý, že bude mít čas dokončit všechny činnosti naplánované na další den. Neměli byste odkládat dokončení dnes zahájených a nedokončených případů ve stanoveném termínu. Jakýkoli úkol je vyřešen rychleji, pokud se na něj soustředíte. Odložením dokončení práce na zítra se člověk přinutí přeladit a soustředit se na to, a to je časově náročné.
Delegace a automatizace
Není třeba se bát pomoci. Kromě toho, pokud existuje příležitost svěřit provádění jakýchkoli úkolů jiné osobě, musí být použita. Ne vždy lze dobrého výsledku dosáhnout pouze sami. Je výhodnější trávit čas učením jiného člověka o určitém úkolu jednou, než to neustále dělat sami. Zvláště pokud není zařazen do kategorie těch hlavních. Uvolněný čas tak lze věnovat důležitějším úkolům.
Automatizace určitých procesů hraje stejně důležitou roli v procesu efektivní správy času: automatické třídění e -mailových oznámení, automatické pravidelné platby atd. Cokoli, co může fungovat bez vaší účasti, ušetří další čas.
Úplný odpočinek
Musíte si naplánovat nejen pracovní dobu, ale i odpočinek. Mnoho odborníků navíc doporučuje začít s vyplňováním deníku od tohoto bodu. Bez řádného odpočinku nemůže člověk pracovat produktivně, proto se na tuto složku úspěchu nesmí zapomínat.
Někteří lidé, ve snaze být co nejvíce v čase, si záměrně odepírají všechna potěšení a snaží se každou minutu věnovat podnikání. V důsledku toho klesá produktivita, protože unavený člověk se nemůže soustředit a rychle a moudře se rozhodovat.
Zbytek by měl být úplný. Když trávíte čas s rodinou nebo přáteli, musíte si užívat komunikaci a nemyslet na nová obchodní schémata nebo plán na setkání s partnerem v hlavě. A to věci nepomůže a vyvolá to nespokojenost blízkých lidí. Jak hospodařit s časem - podívejte se na video:
Schopnost řídit svůj čas umožňuje člověku být úspěšný a šťastný. Proto nebude nadbytečné porozumět tomuto umění nejen pro hlavu, ale i pro ženu v domácnosti. V různých zdrojích můžete počítat různý počet metod, technik a pravidel pro efektivní řízení času, ale všechny se omezují na stejné zásady: kompetentní plánování a stanovení priorit. Po zvládnutí základů této vědy bude každý schopen formulovat svá vlastní pravidla, jak řídit život a čas.
